Ein festes Renovierungsteam für die Saison im Ferienpark statt Subunternehmer - wie funktioniert das?

Was unterscheidet ein festes Team vor Ort von wechselnden Subunternehmern?

Es geht um ein einziges Team, das während der gesamten Saison im Park bleibt, anstatt dass externe Firmen für Einzelaufträge rotieren. Der Effekt ist einfach: weniger Einarbeitungen, weniger Abstimmungen von Grund auf und ein einziger Ansprechpartner für die gesamte Arbeitsliste.

Beim Subunternehmer-Modell muss sich jedes neue Team von Grund auf mit dem Gelände, den Standards des Parks und dem Gästekalender vertraut machen. Bleibt das Team vor Ort, geht dieses Wissen nach Abschluss eines Auftrags nicht verloren - es wird vom ersten bis zum letzten Tag der Saison genutzt.

Dem Manager erspart das eine erhebliche Anzahl an Koordinationsgesprächen und verhindert Situationen, in denen dieselben Dinge bereits der dritten Firma in Folge erklärt werden müssen. Ein Wechsel des Auftragnehmers mitten in der Saison bringt zudem meist einen Stillstand mit sich, da sich das neue Team erst einarbeiten muss, bevor die Arbeit beginnen kann.

Welchen Arbeitsumfang deckt ein solches Team im Ferienpark ab?

Der Umfang umfasst Dächer, Innenräume und Fassaden der Ferienhäuser sowie Elemente der gemeinschaftlichen Infrastruktur, geplant als ein einziges Programm für die Saison. Es handelt sich um unterschiedliche Arbeitsarten, die jedoch von demselben Team nach einem gemeinsamen Zeitplan ausgeführt werden.

Dächer von Ferienhäusern und Servicegebäuden

Der Austausch, die Reparatur und die vollständige Neueindeckung von Dächern der Ferienhäuser, Lodges und Wirtschaftsgebäude gehören während der gesamten Saison zu den grundlegenden Aufgaben des Teams. Das Dach ist das Element, das am häufigsten zwischen den Gästeaufenthalten eingreifen muss, sodass die dauerhafte Präsenz vor Ort schnellere Reaktionen ermöglicht als das Warten auf einen freien Termin beim Subunternehmer.

Renovierung von Vermietungseinheiten

Die Renovierung von Innenräumen und Fassaden betrifft sowohl eine einzelne Lodge als auch einen ganzen Parkabschnitt. Die Arbeit kann über mehrere Wochen der Saison verteilt werden, sodass die Einheiten schrittweise wieder in das Vermietungsangebot aufgenommen werden können, ohne den gesamten Park auf einmal zu schließen.

Terrassen, Fassaden und Gemeinschaftsinfrastruktur

Das Erneuerungsprogramm des Parks verbindet Einheiten, Terrassen, Fassaden und Gemeinschaftsinfrastruktur zu einem für die Saison ausgearbeiteten Gesamtplan. Arbeiten an gemeinschaftlichen Elementen - internen Wegen, Zäunen, Pavillons - lassen sich am einfachsten in den Zeitplan einbinden, wenn sie von einem bereits vor Ort tätigen Team ausgeführt werden und nicht separat bei einem Subunternehmer beauftragt werden müssen.

Warum entlastet ein einziges Team den Parkmanager?

Es reduziert die Anzahl der Entscheidungen und Kontaktpunkte, die parallel zur Führung des Parks selbst bewältigt werden müssen. Die Rotation von Subunternehmern bedeutet unterschiedliche Qualitätsstandards zwischen aufeinanderfolgenden Teams, während ein Team, das die gesamte Saison über vor Ort arbeitet, einen einheitlich festgelegten Standard einhält.

Anstatt mehrere Rechnungen verschiedener Firmen abzurechnen und mehrere getrennte Verträge im Blick zu behalten, hat der Manager es mit einem einzigen Arbeitsumfang und einer Ansprechperson für Rückfragen zu tun. Das erleichtert auch die Planung weiterer Renovierungsphasen, ohne dieselben Absprachen bei jedem Auftragnehmerwechsel wiederholen zu müssen.

Für Portfolios mit mehreren Standorten in Belgien, den Niederlanden oder Luxemburg ist zudem wichtig, dass es sich um die Entscheidung für einen einzigen größeren Vertrag handelt und nicht um eine Reihe kleinerer, an jedem Standort separat abgerechneter Aufträge.

Wer ist für die Beschäftigungsformalitäten und die Dokumentation des Teams verantwortlich?

Für Rekrutierung, Entsendungen, A1-Bescheinigungen, Versicherung und Dokumentation ist der Auftragnehmer verantwortlich - alles wird vollständig auf seiner Seite abgewickelt. Der Parkmanager muss weder den Beschäftigungsstatus einzelner Mitarbeiter überprüfen noch auf die Gültigkeitsfristen von Dokumenten achten.

Das ist besonders bei grenzüberschreitender Arbeit von Bedeutung, wenn das Team in einem anderen Land tätig ist als dem, in dem das Unternehmen registriert ist. Fragen der Entsendung und Versicherung müssen geklärt sein, bevor die Arbeiten auf der Baustelle überhaupt beginnen.

Eine zentral geführte Dokumentation bedeutet zudem, dass im Falle einer Kontrolle oder einer Anfrage des Parkeigentümers die Antwort sofort verfügbar ist, ohne Unterlagen von mehreren Subunternehmern gleichzeitig zusammensuchen zu müssen. Der Manager gewinnt so mehr Zeit für die laufende Führung des Parks, statt sie für administrative Angelegenheiten aufzuwenden.

Worin besteht die Planung des Erneuerungsprogramms für die gesamte Saison?

Sie besteht darin, die Arbeiten an Einheiten, Terrassen, Fassaden und Gemeinschaftsinfrastruktur in einer Reihenfolge festzulegen, die nicht mit der Gästesaison kollidiert. Es wird ein Zeitplan erstellt, keine Liste einzelner Aufträge, die bei Bedarf ausgeführt werden.

Ein solches Programm ermöglicht es vorherzusehen, welche Parkabschnitte in einer bestimmten Woche nicht verfügbar sein werden, und dies mit den Reservierungen zu koordinieren. Die Arbeit ist dann keine Reaktion auf einen Schaden mehr, sondern die Umsetzung eines zuvor festgelegten Plans.

Die Reihenfolge der Arbeiten berücksichtigt in der Regel Vor- und Hauptsaison. Renovierungen von Vermietungseinheiten werden außerhalb der Hochsaison der Reservierungen geplant, während Arbeiten an Dächern oder Gemeinschaftsinfrastruktur parallel zur Saison durchgeführt werden können, sofern sie den Gästeaufenthalt nicht beeinträchtigen. Bei größeren Portfolios wird der Zeitplan häufig in Phasen zwischen den Standorten aufgeteilt, damit das Team ohne Stillstand von einem Abschnitt zum nächsten wechseln kann.

Wie läuft der erste Kontakt und die Festlegung des Arbeitsumfangs ab?

Der erste Kontakt besteht in der Regel aus einem Gespräch über den Zustand des Parks, den geplanten Arbeitsumfang und die Termine, bevor die Details des Vertrags festgelegt werden. Der Manager stellt dar, welche Gebäude, Einheiten oder Infrastrukturabschnitte in der kommenden Saison Aufmerksamkeit benötigen.

Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob der Umfang groß genug ist, um einen größeren, die gesamte Saison umfassenden Vertrag zu rechtfertigen, oder ob eher ein kürzerer, punktueller Auftrag angebracht ist. Das Gespräch umfasst auch logistische Fragen - die Zugänglichkeit des Geländes, die Ankunftstermine der Gäste und die Reihenfolge, in der Parkabschnitte für die Dauer der Arbeiten gesperrt werden können.

Bei Portfolios mit mehreren Standorten können die Absprachen von vornherein mehrere Parks betreffen, sodass sich der Zeitplan eines Teams über die Saison hinweg auf sie verteilen lässt.

Für wen eignet sich das Modell eines einzigen Teams für die gesamte Saison?

Es eignet sich dort, wo der Arbeitsumfang für die Saison groß genug ist, um einen größeren Vertrag anstelle einer Reihe kleinerer Aufträge zu rechtfertigen. Das gilt sowohl für einzelne Parks als auch für Portfolios mit mehreren Standorten.

Die Entscheidung für eine solche Zusammenarbeit wird in der Regel auf Ebene des Direktors oder Managers getroffen, der für den gesamten Park oder das Immobilienportfolio verantwortlich ist, nicht auf Ebene eines einzelnen Renovierungsauftrags. Eine solche Regelung ermöglicht es, Arbeiten im Voraus zu planen, anstatt jedes Mal mit einem separaten Auftrag auf den aktuellen Bedarf zu reagieren.

Ein Park, der ein größeres Erneuerungsprogramm für die kommende Saison in Erwägung zieht, kann mit einem Gespräch über den Arbeitsumfang und die Termine beginnen. Details des Angebots, einschließlich Roofing, Renovierung von Vermietungseinheiten und Parkerneuerungsprogrammen, sind auf der Website des Unternehmens SMR Properties beschrieben.