Een vast renovatieteam voor het seizoen in een vakantiepark in plaats van onderaannemers - hoe werkt dit?

Wat is het verschil tussen een vast team ter plaatse en steeds wisselende onderaannemers?

Het gaat om één team dat het hele seizoen op het terrein van het park aanwezig blijft, in plaats van een rotatie van externe bedrijven die voor losse opdrachten langskomen. Het effect is eenvoudig: minder inwerktijd, minder afspraken die telkens vanaf nul moeten worden gemaakt en één contactpersoon voor de volledige lijst met werkzaamheden.

Bij een model met onderaannemers moet elke nieuwe ploeg het terrein, de normen van het park en het schema van de gasten helemaal opnieuw leren kennen. Wanneer een team ter plaatse blijft, gaat die kennis niet verloren zodra één opdracht is afgerond - ze wordt benut van de eerste tot de laatste dag van het seizoen.

Voor de manager scheelt dit veel coördinatiegesprekken en voorkomt het situaties waarin dezelfde uitleg voor de derde keer aan een ander bedrijf moet worden gegeven. Een wisseling van aannemer midden in het seizoen gaat meestal ook gepaard met stilstand, omdat de nieuwe ploeg tijd nodig heeft om zich in te werken voordat de werkzaamheden kunnen beginnen.

Welke werkzaamheden omvat zo'n team in een vakantiepark?

Het gaat om daken, interieurs en gevels van vakantiewoningen, evenals onderdelen van de gemeenschappelijke infrastructuur, gepland als één programma voor het seizoen. Het zijn verschillende soorten werkzaamheden, maar uitgevoerd door hetzelfde team volgens een gezamenlijk schema.

Daken van vakantiewoningen en servicegebouwen

Het vervangen, herstellen en volledig herdekken van daken van vakantiewoningen, lodges en bijgebouwen is een van de kerntaken van het team gedurende het hele seizoen. Het dak is het element dat het vaakst ingrijpen vereist tussen verblijven van gasten in, dus voortdurende aanwezigheid ter plaatse maakt het mogelijk sneller te reageren dan wanneer gewacht moet worden op een vrije datum bij een onderaannemer.

Renovaties van verhuureenheden

De renovatie van interieurs en gevels omvat zowel een enkele lodge als een heel deel van het park. Het werk kan over de opeenvolgende weken van het seizoen worden verdeeld, zodat de eenheden gefaseerd terugkeren in het verhuuraanbod, zonder dat het hele park tegelijk gesloten hoeft te worden.

Terrassen, gevels en gemeenschappelijke infrastructuur

Het renovatieprogramma van het park combineert eenheden, terrassen, gevels en gemeenschappelijke infrastructuur in één plan dat over het seizoen wordt uitgespreid. Werkzaamheden aan gemeenschappelijke elementen - interne wegen, hekwerken, prieeltjes - laten zich het gemakkelijkst in het schema inpassen wanneer ze worden uitgevoerd door een team dat al ter plaatse is, in plaats van door een apart ingehuurde onderaannemer.

Waarom vermindert één team de belasting van de parkmanager?

Het vermindert het aantal beslissingen en contactpunten dat parallel aan de dagelijkse leiding van het park moet worden afgehandeld. Rotatie van onderaannemers betekent verschillende kwaliteitsnormen tussen opeenvolgende ploegen, terwijl een team dat het hele seizoen ter plaatse werkt, zich aan één vaste standaard houdt.

In plaats van meerdere facturen van verschillende bedrijven te verwerken en meerdere afzonderlijke contracten in de gaten te houden, heeft de manager te maken met één werkomvang en één aanspreekpunt bij vragen. Dit vergemakkelijkt ook de planning van volgende renovatiefasen, zonder dat bij elke wisseling van aannemer dezelfde afspraken herhaald moeten worden.

Voor portefeuilles met meerdere locaties in België, Nederland of Luxemburg is het ook belangrijk dat het besluit betrekking heeft op één groter contract, in plaats van een reeks kleinere opdrachten die per locatie apart worden afgerekend.

Wie is verantwoordelijk voor de formaliteiten rond tewerkstelling en de documentatie van het team?

De aannemer is verantwoordelijk voor werving, detachering, A1-formulieren, verzekering en documentatie - dit alles wordt volledig door de aannemer zelf geregeld. De parkmanager hoeft de tewerkstellingsstatus van individuele medewerkers niet te controleren, noch de geldigheidstermijnen van documenten in de gaten te houden.

Dit is van belang bij grensoverschrijdend werk, waarbij het team actief is in een ander land dan het land waar het bedrijf is geregistreerd. Kwesties rond detachering en verzekering moeten geregeld zijn voordat de werkzaamheden op de bouwplaats überhaupt van start gaan.

Centraal bijgehouden documentatie betekent ook dat bij een controle of een vraag van de parkeigenaar het antwoord direct beschikbaar is, zonder dat papieren van meerdere onderaannemers tegelijk verzameld hoeven te worden. De manager wint hierdoor meer tijd voor het dagelijkse beheer van het park, in plaats van deze te besteden aan administratieve zaken.

Hoe wordt het renovatieprogramma van het park voor het hele seizoen gepland?

Dit houdt in dat de werkzaamheden aan eenheden, terrassen, gevels en gemeenschappelijke infrastructuur worden ingepland in een volgorde die niet botst met het gastenseizoen. Er wordt een schema opgesteld, geen lijst van losse opdrachten die naar behoefte worden uitgevoerd.

Zo'n programma maakt het mogelijk om vooraf te bepalen welke delen van het park in een bepaalde week niet beschikbaar zullen zijn, en dit af te stemmen op de reserveringen. Het werk wordt niet langer een reactie op een storing, maar de uitvoering van een vooraf vastgesteld plan.

De volgorde van de werkzaamheden houdt doorgaans rekening met het laag- en hoogseizoen. Renovaties van verhuureenheden worden buiten het reserveringspiekseizoen gepland, terwijl werkzaamheden aan daken of gemeenschappelijke infrastructuur parallel aan het seizoen kunnen worden uitgevoerd, mits ze het verblijf van gasten niet verstoren. Bij grotere portefeuilles wordt het schema soms verdeeld over meerdere locaties, zodat het team zonder stilstand van het ene naar het andere deel kan overgaan.

Hoe verloopt het eerste contact en het bepalen van de werkomvang?

Het eerste contact bestaat doorgaans uit een gesprek over de staat van het park, de geplande werkomvang en de termijnen, voordat de details van het contract worden vastgelegd. De manager geeft aan welke gebouwen, eenheden of infrastructuurdelen in het komende seizoen aandacht nodig hebben.

Op basis hiervan kan worden beoordeeld of de omvang groot genoeg is om één groter contract voor het hele seizoen te rechtvaardigen, of eerder een kortere, gerichte opdracht. Het gesprek omvat ook logistieke kwesties - de beschikbaarheid van het terrein, de aankomstdata van gasten en de volgorde waarin delen van het park tijdelijk buiten gebruik kunnen worden gesteld voor de werkzaamheden.

Voor portefeuilles met meerdere locaties kunnen de afspraken meteen betrekking hebben op meerdere parken, zodat het schema van één team over het seizoen tussen deze locaties kan worden verdeeld.

Voor wie is het model van één team gedurende het hele seizoen geschikt?

Het werkt goed daar waar de omvang van de werkzaamheden voor het seizoen groot genoeg is om één groter contract te rechtvaardigen in plaats van een reeks kleinere opdrachten. Dit geldt zowel voor individuele parken als voor portefeuilles met meerdere locaties.

De beslissing voor zo'n samenwerking wordt doorgaans genomen op het niveau van de directeur of manager die verantwoordelijk is voor het gehele park of de vastgoedportefeuille, en niet op het niveau van een afzonderlijke renovatieopdracht. Zo'n aanpak maakt het mogelijk werkzaamheden vooruit te plannen in plaats van telkens met een aparte opdracht op de actuele behoefte te reageren.

Een park dat een groter renovatieprogramma voor het komende seizoen overweegt, kan beginnen met een gesprek over de werkomvang en de termijnen. Details van het aanbod, waaronder roofing, renovaties van verhuureenheden en renovatieprogramma's voor parken, zijn te vinden op de website van SMR Properties.